Umstellung des Verfahrens zur Teilnehmenden-Datenerfassung
19.12.2023
Auf Anregung des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (BayLfD) stellen wir zum 01.01.20241 im ESF+ in Bayern das Verfahren zur Erfassung der Daten der Teilnehmenden um. Betroffen davon sind zwei Punkte:
- ESF-Verwaltungsbehörde und Projektträger handeln künftig als eigenständige Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung). Auftragsverarbeitungsverhältnisse oder gemeinsame Verantwortlichkeiten liegen nicht vor.
- Die Erhebung der besonderen Kategorie personenbezogener Daten zur etwaigen Schwerbehinderung oder Gleichstellung und zur Zugehörigkeit zu einer anerkannten Minderheit erfolgt künftig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, e, Abs. 3, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und g DSGVO. Damit ist eine Einwilligungserklärung des Teilnehmenden für die Erhebung dieser Daten nicht mehr erforderlich.
Anstatt des Teilnehmenden-Fragebogens mit den Teilen A bis E stellen wir künftig drei Dokumente zur Verfügung.
- „Informationen für Projektträger zur Teilnehmenden-Datenerhebung“
- „Informationen für die Teilnehmenden zur Datenerhebung“
- „Muster-Fragebogen für Teilnehmende“ - dieser ist wie bisher auch spezifisch für die jeweilige Förderaktion gestaltet und ändert sich inhaltlich nicht.
Was bedeutet das konkret für Sie:
- Da Sie, als Projektträger, künftig als eigenständiger Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) handeln, müssen Sie auch die daraus folgenden datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllen.
- In den „Informationen für Projektträger zur Teilnehmenden-Datenerhebung“ sind die Wege der Erhebung und Übertragung der Teilnehmenden-Daten in ESF Bavaria 2021 beschrieben. Sie ändern sich nicht.
- Innerhalb der ersten vier Wochen nach Maßnahmeeintritt des Teilnehmenden müssen die Eintrittsinformationen (Fragen 1 bis 24 des Muster-Fragebogens) in ESF-Bavaria 2021 erfasst sein. Die Austrittsinformationen (Fragen 25 bis 32 des Muster-Fragebogens) sind innerhalb von vier Wochen nach Maßnahmeaustritt des Teilnehmenden in ESF-Bavaria 2021 unter dem Reiter „Individualdaten“ auszufüllen. (Da je nach Förderaktion einige Fragen vorbelegt sind und daher nicht beantwortet werden müssen, ist die Nummerierung der Fragen nicht fortlaufend.)
- Unterzeichnete Einwilligungserklärungen der Teilnehmenden sind für den ESF+ nicht mehr erforderlich. Sie müssen nicht mehr vorgelegt bzw. in ESF Bavaria 2021 hochgeladen werden.